TUGAS KOMUNIKASI BISNIS (SOFTSKILL)
Nama Kelompok : Donna Yusshinta (53214246)
Erin Nur Aisah (53214610)
Guita Arum Sari (54214618)
Linda Dwi Wiratia (56214080)
Nur Huda Fauzan (58214166)
Triwinner Sianipar (5D214273)
Yulian Prayugo (5C214546)
Kelas : 2DF01
Mata Kuliah : Komunikasi
Bisnis (Softskill)
DASAR KOMUNIKASI & KOMUNIKASI
BISNIS
1)
Pengertian
& Cakupan Komunikasi
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan
pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya
pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan.
Dalam ilmu ekonomi, bisnis adalah
suatu organisasi yang menjual barang atau jasa kepada konsumen atau bisnis
lainnya, untuk mendapatkan laba. Secara historis kata bisnis dari bahasa
Inggris business, dari kata dasar busy yang berarti “sibuk” dalam konteks
individu, komunitas, ataupun masyarakat. Dalam artian, sibuk mengerjakan
aktivitas dan pekerjaan yang mendatangkan keuntungan.
Berikut
pengertian komunikasi bisnis menurut para ahli :
Pengertian
komunikasi bisnis menurut Purwanto : Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia
bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal
maupun nonverbal untuk mencapai tujuan tertentu.
Pengertian
komunikasi bisnis menurut Katz (1994:4): Komunikasi Bisnis adalah adanya pertukaran ide,
pesan, dan konsep yang berkaitan dengan pencapaian serangkaian tujuan komersil.
Komunikasi bisnis’ diartikan sebagai komunikasi yang terjadi dalam dunia bisnis
dalam rangka mencapai tujuan dari bisnis itu (Katz, 1994). Istilah ‘bisnis’
dalam konteks ini diterjemahkan sebagai suatu organisasi perusahaan.
Pengertian komunikasi bisnis menurut
Rosenbaltt (1982:7): “Business
Communication are purposive interchange of ideas, opinions, information,
instructions, and the like, presented personally or impersonally by symbols or
signal as attain the goals of the organizations” (Komunikasi Bisnis adalah pertukaran ide-ide
opini, informasi, instruksi dan sejenisnya, yang dikemukakan baik secara
personal ataupun nonpersonal melalui simbol atau tanda, untuk mencapai
tujuan-tujuan perusahaan).
Pengertian komunikasi bisnis menurut Persing
(1981:108) “Business
communication may be defined as the spiraling process of the transaction of
meanings through symbolic action involving all elements associated with sending
and receiving written, oral, and nonverbal messages internal to organizations
of paid people working together to produce and market goods and services for
provit.” (Komunikasi Bisnis adalah proses penyampaian
arti melalui lambang-lambang yang meliputi keseluruhan unsur-unsur yang
berhubungan dengan proses penyampaian dan Penerimaan pesan, baik itu dalam
bentuk tulisan, lisan, maupun nonverbal yang dilakukan di dalam suatu
organisasi yang membayar orang yang secara bersama-sama memproduksi dan
memasarkan barang-barang dan jasa guna memperoleh keuntungan).
Cakupan / Ruang Lingkup Komuikasi Bisnis :
Ada lima komponen yang penting untuk
diperhatikan dalam proses komunikasi, yaitu :
1.
Pengirim pesan (sender atau komunikator).
2.
Pesan yang dikirimkan (message).
3.
Bagaimana pesan tersebut disampaikan (delivery channel atau media).
4.
Penerima pesan (receiver atau komunikan.
5.
Umpan balik (feedback) atau effect.
Kelima
komponen penting yang harus diperhatikan dalam proses komunikasi diatas tidak
hanya berlaku untuk komunikasi bisnis, tetapi dalam dunia pendidikan kelima
komponen tersebut juga penting untuk diperhatikan. Hal itu diperlukan untuk mencapai
sebuah tujuan belajar yang diharapkan melalui komunikasi yang efektif.
Komunikasi yang efektif dalam pembelajaran banyak ditentukan oleh keaktifan
selama proses belajar berlangsung yaitu adanya bentuk komunikasi dalam bentuk
timbal balik berupa pertanyaan dan jawaban pertanyaan dari sebuah proses
belajar mengenai topik tertentu yang dibahas dalam proses belajar tersebut.
2) Unsur-Unsur
dalam Komunikasi
Dalam
komunikasi bisnis terdapat enam unsur pokok, yaitu :
1.
Memiliki
tujuan, artinya komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi.
2.
Pertukaran,
dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator
dan komunikan.
3.
Gagasan, opini,
informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam tergantung
tujuan, situasi, dan kondisinya.
4.
Menggunakan
saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka, menggunakan
media tertentu atau melalui media yang menjangkau jutaan orang secara
bersamaan.
5.
Meggunakan
simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau
dipahami oleh penerima untuk menyampaikan pesan.
6.
Pencapaian
tujuan organisasi: salah satu karakteristik yang membedakan organisasi atau
lembaga formal dari informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya oleh manajemen.
3)
Bentuk Komunikasi Bisnis
Pada dasarnya ada dua bentuk
komunikasi yang umum digunakan dalam dunia bisnis, yaitu, komunikasi verbal dan
komunikasi nonverbal.
1.
Komunikasi verbal
Komunikasi verbal (verbal communication) merupakan salah satu
bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan (written)
dan lisan (oral). Contohnya adalah membaca majalah, mambaca surat kabar,
mempresentasikan makalah dalam suatu acara seminar dan lain-lain.
Adapun
dalam berkomunikasi secara verbal, dibutuhkan pengungkapan kata-kata yang
disusun dalam suatu pola yang berarti, baik dalam bentuk tulisan maupun lisan,
seperti :
·
Berbicara dan Menulis
Suatu
pesan yang sangat penting dan kompleks, sebaiknya disampaikan dengan
menggunakan tulisan, seperti surat, memo dan laporan.
1. Mendengarkan
dan Membaca
Untuk mencapai komunikasi yang efektif, maka diperlukan komunikasi
dua arah, dimana orang-orang yang terlibat di dalamnya memerlukan ketrampilan
mendengar (listening) dan membaca (reading).
2. Komunikasi
nonverbal
Komunikasi
nonverbal merupakan bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi
bisnis. Walaupun pada umumnya komunikasi nonverbal memiliki sifat kurang terstruktur sehingga sulit untuk
dipelajari, seperti memahami dalam penggunaan
bahasa isyarat, ekspresi wajah, gerakan tubuh, sandi, simbol-simbol, warna dan intonasi suara. Pesan yang
disampaikan biasanya dilakukan secara spontan tanpa
memiliki rencana dan dilakukan secara tidak sadar dan bersifat alami.
Adapun
Komunikasi Nonverbal memilki beberapa tujuan , yaitu :
·
Menyediakan dan memberikan informasi
·
Mangatur alur suatu percakapan
·
Mengekspresikan emosi
·
Memberi sifat dan melengkapi, menentang atau mengembangkan
pesan-pesan verbal
·
Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain
·
Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya dalam memberikan
pengajaran pada saat kuliah
Dalam
prakteknya tentu komunikasi verbal dan non verbal dapat bergabung agar
penyampaian sebuah informasi dapat mudah dipahami. Contohnya komunikasi yang
dilakukan seorang pemimpin untuk menyuruh bawahannya dimana melalui ucapan dan
ekspresi wajah yang tepat akan mempermudah penyampaian maksud dan tujuan yang
akan disampaikan sehingga tidak akan terjadi sebuah kekeliruan.
4)
Bisnis dalam Pandangan Komunikasi
Dalam konsep dan azas komunikasi
modern yang lebih menekankan pada kebutuhan komunikan dan kesiapan dari
komunikan dalam proses komunikasi, hal ini lebih pentinga dari fungsi pesan dan
tujuan dari komunikator, ini disebabkan oleh prinsip – prinsip yang lebih
modern yang lebih mempertimbangkan dan memperhitungkan pada peluang dari pada
produksinya. Walaupun konsep permintaan berkaitan dengan konsep permintaan
(Anda dapat mempelajari ekonomi mikro), tetapi dalam kenyataan di pasar tidak
secara otomatis jika pada saat kelebihan barang dan jasa secara langsung akan
membuat pasar menjadi jenuh atau sebaliknya dengan kelangkaan barang dan jasa
akan menyebabkan timbulnya suatu peluang pasar, mengapa demikian, hal ini
disebabkan oleh :
1.
Secara realita psikologis suatu kebutuhan dapat diciptakan.
Kebutuhan akan barang secara individual, dalam kontek ini peluang
pasar dapat di buat dengan mekanisme komunikasi secara berkesinambungan dengan
membentuk nilai – nilai sosial, preferensi dan fungsi.
2.
Peluang pasar ditentukan oleh citra, kebutuhan dan perilaku
konsumen tentang barang dan jasa. Jika suatu produk dapat menyakinkan konsumen
dalam hal kredibilitas, memiliki fungsi, ada jaminan keamanan dan memiliki keunggulan
lain, maka peluang pasar akan terbentuk.
Secara
umum selalu timbul permasalahan dimana konsumen – pasar tidak mengetahui
informasi dan keberadaa barang dan jasa di pasar, yang disebabkan umumnya
kurang baik dan kurang memadai dalam menjalankan strategi komunikasi. Hal ini
harus dikembangkan strategi komunikasi yang baik dan efektif ke pasar, yaitu
dengan menjalankan promosi, seperti:
1.
Kegiatan hubungan antar manusia
2.
Kegiatan hubungan masyarakat
3.
Kegiatan advertensi atau iklan
4.
Kegiatan promosi melalui media elektronik
5.
Kegiatan promosi dan penjualan melalui media internet
6.
Mengembangkan system informasi perusahaan
7.
Mengembangkan keahlian komunikator dalam bisnis
PERANAN KOMUNIKASI DALAM BISNIS
Arti
penting komunikasi adalah
sebagai sarana atau alat untuk menciptakan jalinan pengertian yang sama
danserasi serta menimbulkan dasar tindakan serta dasar terbentuknya
kerjasama.Atau dengan perkataan lain peranan komunikasi dapat
diformulasikansebagai berikut :
1.
Sebagai alat untuk menciptakan kesamaan pengertian
2.
Sebagai alat untuk menggerakkan perbuatan atau reaksi
1)
TujuanKomunikasi
Yang menjadi tujuan dari setiap proses komunikasi adalah:
1.
Menciptakan pengertian yang sama atas setiap pesan dan lambang yang
disampaikan,dengan maksud apa yang kita sampaikan itu dapat dimengerti oleh
komunikan dcngan sebaik·baiknya sehingga mereka dapat mengerti dan mengikuti
apa yang kita maksudkan.
2.
Merangsang pemikiran pihak penerima untuk memikirkan pesan dan
rangsang yang ia terima, supaya gagasan tersebut dapat diterima orang lain
dengan pendekatan persuasif, bukan memaksakan kehendak.
3.
Melakukan suatu tindakan yang selaras sebagaimana diharapkan dengan
adanya penyampaian pesan tersebut yaitu
untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu Menggerakkan sesuatu itu dapat
bermacam-macam, mungkin berupa kegiatan, kegiatan yang dimaksud disini
adalah kegiatan yang lebih banyak mendorong namun yang
penting harus diingat adalah bagaimana cara yang baik untuk
melakukannya.
4.
Memahami orang lain, kita sebagai komunikator harus mengerti benar
aspirasi masyarakat tentang apa yang diinginkan, jangan mereka menginginkan
kemauannya. setiap kali kita bermaksud mengadakan komunikasi maka kita
perlu meneliti apa yang menjadi tujuan kita.
2)
Umpan Balik
Feedback adalah dua kata
jadian / bentukan dalam bahasa Inggris yang terdiri dari
kata feed (artinya: memberi makan) dan back (artinya:
kembali). Arti harfiah kata ini adalah “memberi makan kembali”, tapi makna yang
sebenarnya adalah “memberi masukan kembali”.
Umpan
balik yang ditimbulkan dalam proses komunikasi memberikan gambaran kepada
komunikator tentang seberapa berhasil komunikasi yang dilakukannya. Jadi, umpan
balik (feedback) merupakan satu-satunya elemen yang dapat ’menjudge’ apakah
komunikasi yang telah berlangsung berhasil atau gagal. Keberlangsungan
komunikasi yang dibangun sebelumnya ditentukan oleh umpan balik sebagai bentuk
penilaian, dan bila dianalogikan lagi dengan seorang siswa-dia naik kelas atau
tidak-maka, umpan balik adalah sebagai nilai raportnya.
Dengan mengetahui
umpan balik yang dikirimkan oleh komunikan, maka sebagai komunikator, kita akan
dapat langsung mengetahui apakah tujuan dari pesan kita tersampaikan atau
tidak. Apakah umpan balik itu berupa respon negatif ataupun respon positif.
3)
KesalahpahamanDalamKomunikasi
Misunderstanding (kesalahpahaman) merupakan salah satu kendala komunikasi efektif
dan sangat berpeluang menciptakan konflik. Suatu kondisi salah paham biasa
dimunculkan ketika suatu informsi yang diterima oleh seseorang memiliki makna
atau esensi yang berbeda dari yang dimaksudkan oleh si pemberi atau penyampai
informasi.Kesalahpahaman ini banyak sekali bentuknya, mulai dari hal-hal sepele
dalam kehidupan sehari-hari, sampai kesalahpahaman oleh kalangan elit politik yang
menentukan kehidupanorangbanyak.Salah satu bentuk kesalahpahaman yang cukup
“parah” adalah cultural
misunderstanding, atau kesalahpahaman kultural.
Dalam
hal ini, budaya dan kebiasaan yang melekat menjadi penghalang terjalinnya
komunikasi yang efektif. Misalnya, seorang lelaki Sunda memiliki menantu pemuda
Jawa. Saat si menantu akan makan, demi kesopanan dan etika, dia menawari
mertuanya. Di Jawa, untuk menawari makan orang yg lebih tua, digunakan kata
“dhahar” yang artinya sudah sangat halus. Padahal, jika kata “dhahar” ini
digunakan untuk orang Sunda, artinya menjadi sangat kasar, karena orang Sunda
menggunakan kata “tuang” untuk kata makan yg paling halus.
Rata-rata
kesalahpahaman memang terjadi pada komunikasi yang masih dasar, yakni tahapan
komunikasi yang menyenangkan. Dalam tahapan ini, komunikator dan komunikan
merasa masih belum perlu membahas masalah secara detail, sehingga kadang
terselip beberapa poin yang menjadi sumber kesalahpahaman. Berbeda dengan
tahapan lain, misalnya komunikasi untuk hubungan yg lebih baik, yang walaupun
kadang tetap ada yg namanya salah paham, namun sudah dalam jumlah yang minimal.
4)
Memperbaiki Komunikasi Dalam Organisasi
Untuk
dapat melakukan komunikasi yang efektif diperlukan beberapa persyaratan,
atara lain : persepsi, ketetapan, kredibilitas, pengendalian, dan kecocokan atau keserasian.
Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dengan memperhatikan tiga hal sebagai berikut:
atara lain : persepsi, ketetapan, kredibilitas, pengendalian, dan kecocokan atau keserasian.
Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dengan memperhatikan tiga hal sebagai berikut:
1.
Membuatsatupesansecaralebihberhati-hati
2.
Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi
3.
Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dan si penerima pesan
Mengelola Komunikasi Bisnis
Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi,
yaitu :
1.
Bagaimana
menangani pesan-pesan yang bersifat rutin
2.
Bagaimana
menangani krisis komunikasi
1.
Penanganan
Pesan-pesan Rutin
Untuk dapat memaksimumkan
manfaat dan meminimkan biaya tersebut, seorang manajer perlu memperhatikan
berbagai hal berikut.
a. Mengurangi jumlah
pesan semaksimal mungkin.
Hal ini perlu dilakukan karena pada prakteknya banyak proses
komunikasi, misalnya rapat atau penggunaan memo, yang hanya memboroskan waktu.
Dengan hanya mengirim informasi yang memang dianggap penting, maka perusahaan
dapat menghemat waktu dan uang.
b. Memberikan
instruksi yang jelas.
Orang yang bertanggung jawab untuk menyampaikan informasi harus
memahami dengan jelas semua keinginan dan sasaran perusahaan. Selain itu,
penyampai informasi atau manajer harus menganalisa apakah bawahannya sudah
benar-benar memahami informasi yang disampaikan. Hal ini dapat dilakukan dengan
mengumpulkan umpan balik melalui kerja sama yang baik dengan para stafnya.
c. Mendelegasikan
tanggung jawab
Oleh karena keterbatasannya sebagai manusia, manajer sebaiknya
mempercayakan sebagian tugasnya kepada para bawahan.
d. Melatih penulis dan
pembicara
Dengan memberikan pelatihan tentang teknik-teknik menulis dan
berbicara didepan umum, perusahaan dapat meningkatkan rasa percaya diri para
pegawai dalam menjalankan tugasnya. Sebagai akibatnya, perusahaan pun dapat
menjalankan operasinya dengan lebih lancar.
2. Penanganan Krisis Komunikasi
Cara penanganan krisis di suatu perusahaan akan berbeda dengan perusahaan lzin.
Namun, munculnya krisis dalam suatu perusahaan dapat mempunyai pengaruh
terhadap masa depan produk maupun reputasi perusahaan bersangkutan.
Dalam kaitannya dengan krisis komunikasi tersebut, ada dua falsafah dalam
komunikasi yaitu:
(1) Bersikap diam, tidak mengatakan sesuatu atau
(2) Katakan apa yang terjadi dan segera.
Namun, beberapa ahli
hubungan masyarakat (public relation) menyarankan agar perusahaan menangkis
rumor yang beredar dalam masyarakat dengan cara menjelaskan apa yang menjadi
masalahnya secara terbuka tanpa ditutup-tutupi kepada public (masyarakat umum)
dan karyawan-karyawannya. Pada saat yang sama, perusahaan harus mencari sumber
masalahnya dan berusaha mengendalikannya. Satu hal yang paling penting dalam
menangani setiap kasus adalah mengusahakan agar pikiran tetap dalam kondisi
tenang, kalem, tidak gegabah. Tenang dalam artian bahwa penanganansuatu kasus
perlu pemikiran jernih dan tidak dalam kondisi emosional. Suatu tanggapan yang
rasional akan membantu memberikan inspirasi untuk mempertinggi rasa percaya
diri.
Dalam situasi krisis
ekonomi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan, seperti :
·
Siapkan
tim yang terampil atau cekatan dalam penanganan bkrisis.
·
Usahakan
agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi.
·
Ciptakan
sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan
berbagai peralatan elektronik komunikasi.
·
Ceritakan
suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka dan jujur. Jika memang ada yang
salah, segera mohon maaf.
·
Tunjukkan
keseriusan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi dalam wujud nyata.
Contoh kasus :
PT Mayora , bergerak dalam bidang
konveksi atau textil, mengalami permasalahan antara perusahaan dengan
karyawan. Permasalahan ini terjadi yang disebabkan oleh adanya miss communication
antara atasan dengan karyawannya. Adanya perubahan kebijakan dalam
perusahaan. Mengenai penghitungan gaji atau upah kerja karyawan, namun
pihak perusahaan belum memberitahukan para karyawan, sehingga karyawan
merasa diperlakukan semena-mena oleh pihak perusahaan. Para karyawan mengambil
tindakan yaitu dengan mendemo perusahaan, Namun tindakan ini berujung pada PHKbesar-besaran
yang dilakukan oleh perusahaan. Perusahaan manapun pasti pernah mengalami permasalahan internal.
Mulai dari tingkat individu, kelompok, sampai unit. .Mulai dari derajat
dan lingkup permasalahan yang kecil sampai yang besar. Yang
relatif kecil seperti masalah adu mulut tentang pribadi antarkaryawan, sampai
yang relatif besar seperti beda pandangan tentang strategi bisnis di
kalangan manajemen.
Contoh lainnya dari permasalahan yang relatif
besar yakni antara karyawan dan manajemen. Secara kasat mata kita bisa
ikuti berita sehari-hari di berbagai media. Disitu tampak permasalahan dalam
bentuk demonstrasi danpemogokan. Apakah hal itu karena tuntutan besarnya kompensasi,
kesejahteraan, keadilan promosi karir, ataukah karena tuntutan hak asasi
manusia karyawan.
Penjelasan kasus :
Didalam hubungan komunikasi di suatu lingkungan
kerja atau perusahaan antara individu akan sering terjadi. Permasalahan yang
sering terjadi biasanya adalah karena masalah kominikasi yang kurang
baik. Sehingga cara mengatasimasalah dalam perusahaan harus
benar-benar dipahami management inti dari perusahaan, untuk meminimalisir
dampak yang timbul. Permasalahan atau konflik yang terjadi antara
karyawan atau karyawan dengan atasan yang terjadi karena masalah
komunikasi harus di antisipasi dengan baik dan dengan system yang terstruktur.
Karena jika masalah komunikasi antara atasan dan bawahan terjadi hal-hal
yang tidak diinginkan, misalnya mogok kerja, bahkan demo. Sehingga untuk
mensiasati masalah ini bias dilakukan dengan berbagai cara:
1)
Membentuk suatu system informasi yang terstruktur,
agar tidak terjadi kesalahan dalam komunikasi. Misalnya, dengan
membuat papan pengumungan atau pengumuman melalui loudspeaker.
2)
Buat komunikasi dua arah antara atasan dan bawahan
menjadi lancer dan harmonis, misalnya dengan membuat rapat rutin, karena
dengan komunikasi yang dua arah dan intens akan mengurangi masalah di
lapangan.
3)
Beri pelatihan dalam hal komunikasi kepada atasan
dan karyawan, pelatihan akan memberikan pengetahuan dan ilmu baru bagi setiap
individu dalam organisasi dan meminimalkan masalah dalam hal komunikasi Biasanya
masalah timbul karena lingkungan yang kurang kondusif di suatu perusahaan.
Misalnya, kondisi cahaya yang kurang, atau sirkulasi yangkurang baik, dan
temperature ruangan yang tinggi sangat mungkin untuk meningkatkan emosi
seseorang, jadi kondisi dari lingkungan juga harus di perhatikan.
Sumber:
